Tu es architecte d’intérieur et tu proposes la prestation de suivi de chantier pour tes clients ? Tu redoutes à chaque fois les grosses galères possibles sur le chantier d’une rénovation ou d’un réaménagement ? Je te comprends. Je te dévoile comment gérer un chantier en architecture d’intérieur pour éviter les retards, les conflits et autres problèmes inhérents aux chantiers. On y va !
Comment gérer un chantier d’architecture d’intérieur (et éviter les gros soucis) ?
1 – Avoir une feuille de route claire
C’est un des éléments les plus importants du suivi de chantier : fournir une feuille de route claire et complète à tous les prestataires. Lorsque tu gères le suivi de chantier, rappelle-toi que tu es la seule personne en possession de tous les éléments, de toutes les contraintes et tous les besoins des différents corps de métier qui interviennent.
Grâce à une feuille de route complète, tu permets à tous les intervenants de savoir :
- ce qui est attendu de leur part,
- les modalités convenues, les impératifs,
- le quand, comment, pourquoi : ce qui permet de répondre à la demande du client correctement.
Pour un suivi professionnel qui te permette d’anticiper et réagir efficacement, je te recommande de créer des documents et des comptes-rendus dédiés à tous les intervenants d’un projet. Sur tes documents, l’objectif est de donner les outils et les repères pour l’analyse de l’évolution des délais… Ce qui te permettra d’avoir un suivi clair et précis. Les feuilles de route sont tes amies !
Bien sûr, lorsque tu te demandes comment gérer un chantier d’architecture d’intérieur, garde en tête que des aléas et imprévus se produiront. Aussi infimes soient-ils. C’est aussi ça, la beauté d’un suivi de chantier !
Tu devras pouvoir proposer des solutions face aux aléas, retards, contrariétés, imprévus… En passant de la petite déconvenue à la grosse galère que tu ne souhaiterais pas à ton pire ennemi.
Pour t’aider, je t’encourage vivement à mettre en place un process : tout sera plus simple même si ça ne t’enlèvera pas l’agacement ou de la colère d’un client à gérer. Pour profiter de mon expertise en suivi de chantier et t’approprier mes bonnes pratiques, clique ici. Tu vas y découvrir le programme “Chantier” où je te transmets mes meilleures astuces en suivi de chantier.
2 – Coordonner le chantier
Puis, pour un suivi de chantier réussi, tu devras coordonner et suivre le chantier en temps réel… Ou presque. Épargne-toi la présence quotidienne sur les lieux du chantier, au-delà de perdre ton temps, tu envoies aussi un signal pas terrible aux équipes sur place…
Tes clients te confient le suivi de chantier, tu en es alors responsable. Je te recommande de te créer de nouveau des outils qui soutiennent ton activité et qui te permettent de suivre efficacement ton chantier (pour réagir à temps en cas de problème).
Pour coordonner le chantier, tu devras conserver une logique et du bon sens à chaque étape, en gardant en tête la vision globale du projet. Ainsi, tu peux actionner tel ou tel levier pour corriger le tir.
Autre point important à mes yeux : n’oublie jamais que coordonner ne veut pas dire “dominer” les prestataires, les entreprises, les personnes qui interviennent sur le projet.
Tu es la personne qui détient le plus d’informations sur l’ensemble du chantier, alors que les prestataires ont surtout une vision de leurs tâches (et une vision globale des temps forts).
Pour obtenir le résultat attendu par tes clients, il est nécessaire de travailler avec un planning précis. Je t’invite à laisser des marges de manœuvre dans tes plannings pour anticiper les imprévus et trouver des solutions. Laisse également une marge de temps suffisante : cela permet souvent d’éviter des tensions inutiles, frustrations, déceptions de parts et autres.
3 – Réaliser un suivi fiable (sans y passer tout ton temps)
La feuille de route est posée, la coordination est en cours. Bon, ton objectif maintenant ? Réaliser un suivi efficace, avec les bonnes informations. Pour cela, tu devras initier une communication claire et efficace avec les artisans, afin qu’ils te préviennent des aléas.
Ensuite, à toi de temporiser pour voir – selon ton niveau de confiance avec les prestataires – à quel moment tu souhaites être prévenue, et comment ?
Souhaites-tu être alertée dès qu’un colis est manquant, une livraison retardée, un problème rencontré sur le chantier ? Ou laisse-tu carte blanche aux artisans avec la consigne de t’appeler en cas de gros aléas qui chamboulent le chantier ?
Clarifie cela en amont. Bien sûr, garde en tête que tu n’es pas face à des machines, et qu’il y a de l’humain à gérer… Aussi bien du côté de tes clients que des prestataires : parfois, il faudra ménager les susceptibilités pour obtenir des solutions qui conviennent à tous.
Mon processus en suivi de chantier
Si cela peut t’aider, je te partage ma méthode pour le suivi des travaux.
Personnellement, je me rends au moins une fois par semaine sur le chantier. Je fais un compte-rendu avec les points d’avancement. Ce jour-là, toutes les entreprises qui interviennent sur le chantier sont convoquées, ainsi que les clients.
Cela peut peut-être te paraître exigeant et difficilement réalisable, mais avec une bonne préparation, ça fonctionne ! Ça permet de ne rien manquer, mais aussi de gagner du temps : en 1h/1h30, chacun sait ce qu’il doit faire et dans quel timing d’ici la semaine suivante.
En dehors des réunions, j’ai les entreprises au téléphone plusieurs fois dans la semaine. De plus, précision importante, c’est le cas même lorsqu’il n’y a pas d’aléa. Et oui !
Je suis à l’initiative des appels, pour savoir comment cela se passe, où est-ce qu’ils en sont, si ce que j’ai demandé est fait ou non… Si ce n’est pas le cas, pourquoi, où est le problème : c’est ce qui me permet de trouver une solution avec l’artisan.
Si à cause d’un aléa, il y a besoin de se déplacer à nouveau en cours de route, j’y retourne évidemment.
Et vis à vis des clients ? Et bien c’est simple, c’est énormément de gestion de l’humain et des émotions. Certains clients n’appellent pas du tout entre les réunions, d’autres appellent tous les jours voire plusieurs fois par jour…
Ici, il s’agit surtout de la gestion de ta relation client. Je t’invite à insuffler ton tempo, ta sérénité à tes clients, pour qu’ils puissent lâcher prise également et te faire confiance sur la gestion du chantier. C’est finalement l’une des choses les plus complexes pour gérer un chantier d’architecture d’intérieur : la gestion des émotions du client quand il est contrarié ou stressé.
Comment gérer un retard sur un chantier ?
Un retard sur un chantier, c’est la poisse. Tu le vois venir à des kilomètres, mais quand ça te tombe dessus, tu aimerais bien disparaître des radars illico-presto, pas vrai ?
Je te comprends. Lorsqu’un retard est annoncé, voici comment je procède.
Tout d’abord, je m’assure de comprendre POURQUOI ça coince ? À quel niveau se situe le retard ? Est-ce lié à un souci de marchandise, de matière première, de livraison ? Est-ce lié à de l’humain (un artisan avec une équipe décimée par exemple), des intempéries, du financier ? Ou encore, est-ce un souci lors de l’avancée de travaux : un problème d’infiltration d’eau qui oblige à changer les plans, etc.
Je prends l’information telle qu’elle est, avec le contexte juste. Puis, je prends du recul, je dézoome pour pouvoir apporter une piste. Une solution acceptable pour tous.
Et ensuite, j’en informe le client. Bien sûr, ton client doit être informé des aléas, mais il t’a engagé pour lui faciliter la vie et que tu trouves / proposes des solutions. Plus tu seras à l’initiative, honnête, professionnelle et force de proposition, meilleure sera la relation.
Faire du suivi de chantier TON atout professionnel
Je t’ai expliqué sur cet article les étapes indispensables à la gestion d’un chantier dans le cadre de travaux d’architecture d’intérieur. Ce sont des clés précieuses en effet, mais je te recommande au préalable d’avoir également un dossier très précis sur les besoins et attentes de tes clients.
Pour un suivi de chantier optimal, cela passe par une bonne compréhension de tes clients, ainsi qu’une excellente communication (avec eux et les prestataires). Il est essentiel de réaliser ce travail préalable de compréhension de ton client pour mieux le servir, et mieux réagir en cas de couacs sur le chantier.
Bien sûr, ce qui fera la différence (au-delà de ton professionnalisme), c’est ton attitude. Bien gérer un chantier, c’est aussi adopter une attitude responsable et de confiance. Pour cela, il est essentiel de ne pas cacher d’information importante à tes clients, tout en dosant pour qu’ils n’aient pas non plus les petits aléas en tête. Les aléas sur un chantier sont monnaie courante, ton client le sait (au besoin, rappelle-le lui avant le début des travaux), les artisans également.
Si tu estimes que tu as besoin d’aide pour le faire, une feuille de route qui te guide de A à Z, je t’invite à découvrir le programme “Chantier”. Durant ces sessions, nous aborderons ensemble le processus idéal pour que tes suivis de chantier soient plus sereins et professionnels. Je te partage mes astuces, techniques, expériences pour te faciliter la vie et apporter satisfaction à tes clients. Et maintenant ? À toi de jouer !
Sarah, formatrice de Crée ton agence. 🏠
